Si vous projetez d’organiser un événement, vous devez être attentif aux moindres détails. Allant du choix du lieu, de la décoration jusqu’aux invités, tout doit être pris en charge comme il se doit pour la réussite de ce dernier. Ainsi, s’il s’agit d’un gala ou autre rendez-vous important, il est nécessaire d‘envoyer une invitation officielle à vos convives. Celle-ci doit être rédigée d’une manière correcte et suivant certaines normes concernant le courrier officiel. Que ce soit en terme de structure, de fond ou encore de contenu graphique, le tout doit être formulé d’une manière précise. C’est pourquoi, notre article se propose aujourd’hui de tout vous dire sur la rédaction d’une invitation officielle.
Les étapes à suivre pour la rédaction d’une invitation officielle ?
Comme nous l’avons stipulé plus haut, une invitation officielle doit suivre une certaine forme et contenir un contenu bien précis, afin d’être considérée comme telle. Autrement, elle sera considérée comme une invitation ordinaire et peut ne pas être considérée par les convives « officiels » . Ainsi, si vous souhaitez procéder à une invitation officielle, nous vous partageons les étapes à suivre :
- Le premier élément à mettre dans votre invitation reste le logo représentatif de la partie organisatrice. En effet, il s’agit en quelques sortes du détail officiel sur la lettre. De même, si l’invitation s’adresse à un organisme, il est également conseillé d’ajouter l’insigne de cette dernière ;
- si l’invitation concerne un invité en particulier, mettez son nom complet en haut de la lettre d’invitation.
- il est important de mettre les noms de tous les hôtes soit toutes les personnes à la tête de cet événement ;
- pour renseigner les invités sur l’événement, il est important de donner des détails sur ce dernier, en joignant le programme officiel ou simplement, en expliquant sur l’invitation l’intérêt et les activités de l’événement en question ;
- mettez la date complète de l’événement, allant du jour à l’année et en passant par l’heure ;
- précisez le lieu de l’événement, en donnant des détails sur l’adresse. Dans l’optique de faciliter l’accès à vos convives, prévoyez un itinéraire sur le verso de l’invitation ou bien en pièce jointe ;
- il est important de préciser si l’événement nécessite d’être accompagné ou de venir seul.
Comment rendre votre invitation officielle plus attirante ?
L’écriture d’une invitation officielle pourra bien attirer plus de monde si vous faites des efforts pour lui donner une forme originale. Vous pouvez demander l’aide d’une personne proche à vous comme vous pouvez voire des modèles différents sur des sites internet spéciaux. Toutefois, n’utilisez pas des abréviations dans votre lettre, cela pourra donner une très mauvaise image à votre invitation et elle ne sera de ce fait pas tenue au sérieux. Soyez clair et faites savoir à votre destinataire l’objet exact de votre invitation, informez le si il pourra venir avec d’autres personnes et enfin, envoyez vos invitations au moins deux semaines avant l’événement.
